Hinweisgeberrichtlinie

Einleitung

Die Mugele Holding GmbH mit ihrer eigenständigen Tochtergesellschaft Mugele GmbH legt großen Wert auf einen offenen und ehrlichen Austausch sowohl innerhalb ihrer Unternehmen als auch mit ihren Kundinnen und Kunden sowie Lieferanten und weiteren Dritten. Nur so kann ein besonders produktives, gesundes und vertrauenswürdiges Umfeld entstehen.

Um dies zu erreichen und zu fördern, ist eine Kommunikationskultur, in der auch sensible Themen auf direktem Weg und ohne Angst vor negativen Konsequenzen angesprochen werden können, unerlässlich. Hierdurch kann eventuelles Fehlverhalten aufgedeckt und abgestellt werden. Diese Richtlinie soll dazu dienen, einen Weg aufzuzeigen, eventuelle Missstände über sichere und datenschutzkonforme Meldewege bekanntzugeben und unter Berücksichtigung der gebotenen Vertraulichkeit zu verarbeiten.

Geltungsbereich

Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeitenden der Mugele Holding GmbH und der Mugele GmbH. Darüber hinaus gilt die Richtlinie für Kundinnen und Kunden, Lieferanten sowie weitere Dritte, die Hinweise auf potenzielle Rechtsverstöße und Missstände mitteilen möchten.

Ziel

Das Ziel dieser Richtlinie ist, jeder Person, die für oder mit uns arbeitet, zu ermutigen, Vorgänge zu melden, bei denen ein geschäftliches / juristisches Fehlverhalten vermutet wird, ohne sich selbst einem Risiko von Repressalien, Vergeltungsmaßnahmen oder anderen Benachteiligungen auszusetzen. Diese Richtlinie gilt in Fällen, in denen ernsthaft davon ausgegangen werden kann, dass ein geschäftliches Fehlverhalten vorliegt, vorgekommen ist oder vorkommen könnte. Es werden ausschließlich Vorwürfe untersucht, die hinreichend plausibel sind und deren Inhalt seiner Natur nach eine Klärung im Unternehmensinteresse erforderlich macht. Hierzu zählt unter anderem Folgendes:

• Anbieten oder Akzeptieren von Bestechungsgeldern (Korruption)
• Betrug (bspw. in Form von Sozialleistungsbetrug)
• Geldwäsche oder die Veruntreuung von Geldern
• Diebstahl, insbesondere wenn er systematisch und/ oder jenseits einer Bagatellgrenze erfolgt
• Gefährdung der Gesundheit und Sicherheit von Personen
• Verletzung von Menschenrechten (bspw. Verdacht auf moderne Sklaverei)
• Gefahr oder tatsächlicher Schaden für die Umwelt
• Verstöße gegen geltende nationale Gesetze
• Gewalttaten oder die Androhung dieser
• vorsätzliche Sachbeschädigung, die der Schädiger nicht selbst aktiv meldet (jenseits von Bagatellschäden)
• Verstöße gegen die Vorschriften dieser Richtlinie, die dem Schutz der hinweisgebenden Person dienen, insbesondere Benachteiligungen oder Drohungen gegenüber hinweisgebenden Personen
• Verstöße gegen die Datenschutzgrundverordnung oder des Bundesdatenschutzgesetzes
• Weitergabe von Betriebsgeheimnissen oder sonstigen internen oder vertraulichen Informationen, deren Nutzung durch Dritte dem Unternehmen Schaden zufügen können
• jegliche Versuche, Beweise für oben aufgeführtes Verhalten zu verschleiern
• jegliche Verstöße von Lieferanten gegen menschen- und umweltrechtliche Sorgfaltspflichten des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)

Meldestellen

Online-Meldesystem: Ein Hinweis kann anonym oder unter Angabe persönlicher Daten an unsere von der Schmid Datenschutz und Compliance GmbH betreuten Meldestelle unter nachfolgenden Link abgegeben werden: https://mugele.hinweisgeberportal.de

Telefon-Hotline: Eine Sprachübermittlung ist ebenfalls über das Online-Meldesystem möglich. Um Ihre Anonymität zu wahren, erfolgt eine automatische Stimmverzerrung. Alternativ ist die interne Meldestelle unter folgender Rufnummer während der regulären Bürozeiten zu erreichen: 07363 – 818 959 00

E-Mail: Über folgende E-Mail-Adresse können Hinweise an das Corporate Compliance Team abgegeben werden: mugele@meldestelle.schmid-datenschutz.de

Post: Um die Einhaltung des Vertraulichkeitsgebots zu gewährleisten, bitten wir Meldungen per Post ausschließlich an die nachfolgende Adresse zu adressieren: Schmid Datenschutz und Compliance GmbH, z.Hd. an den Meldestellenbeauftragten Herrn Torsten Schmid, Bopfinger Straße 2, 73466 Lauchheim

Persönlich: Sofern Sie gemäß § 16 Abs. 3 HinSchG persönlich oder mittels Audio-/Videokonferenz mit der Meldestelle kommunizieren möchten, bitten wir Sie, sich schriftlich oder per Sprachnachricht zur Terminvereinbarung an die Meldestelle zu wenden.

Ebenfalls besteht die Möglichkeit, entsprechende Meldungen auch an die externe Meldestelle des Bundes unter www.bundesjustizamt.de/MeldestelledesBundes zu richten.

Schutz hinweisgebender Personen

Jede hinweisgebende Person, die in gutem Glauben auf potenzielle Verstöße hinweist, wird vor Repressalien geschützt. Dies gilt auch für die Androhung und den Versuch, Repressalien auszuüben. Repressalien sind Handlungen oder Unterlassungen im Zusammenhang mit einer beruflichen Tätigkeit, die eine Reaktion auf eine Meldung sind und durch die der hinweisgebenden Person ein ungerechtfertigter Nachteil entsteht oder entstehen kann.

Eine hinweisgebende Person hat Anspruch auf Schutz vor jeglichen Benachteiligungen, wenn sie hinreichenden Grund zu der Annahme hat, dass die von ihr gemeldeten Informationen zum Zeitpunkt ihrer Übermittlung der Wahrheit entsprachen.

Zusicherung

Jede Person, die einen potenziellen Missstand meldet, ist vor negativen Folgen dieser Handlung geschützt, selbst, wenn sich die Meldung als unzutreffend erweist. Die Voraussetzung hierfür ist, dass die Meldung in gutem Glauben abgegeben wurde und die hinweisgebende Person davon ausging, dass die erhobenen Anschuldigungen zutreffend sind.

Vertraulichkeit

Allen hinweisgebenden Personen wird eine vertrauliche Bearbeitung zugesichert. Da sämtliche Hinweise unabhängig von ihrem Wahrheitsgehalt geeignet sind, das Ansehen der Betroffenen, der hinweisgebenden Person und/oder Dritter sowie der Mugele Holding GmbH und ihrer Tochtergesellschaft der Mugele GmbH in höchstem Maße zu schädigen, werden sie daher über die sich aus den geltenden Datenschutzgesetzen ergebenen Pflichten hinaus besonders vertraulich behandelt. Das bedeutet, dass die Identität der hinweisgebenden Person, die Identität der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind und die Identität der sonstigen Personen, die in der Meldung genannt werden, keinen anderen Personen gegenüber offengelegt wird als denjenigen, die für die Entgegennahme von Hinweisen bzw. für die Durchführung von etwaigen Folgemaßnahmen zuständig sind.

Geheimhaltung

Die Ergebnisse von Sachverhaltsklärungen dürfen nur unter Anwendung des „need-to-know“ Prinzips weitergegeben werden. Die sachgerechte Anwendung des „need-to-know“ Prinzips (Kenntnis nur bei Bedarf) zwingt jeden Beschäftigten, der Kenntnis von der Untersuchung oder deren Ergebnissen hat, im Einzelfall verantwortlich zu entscheiden, welche weitere Person informiert werden darf. Bereits der Umstand, dass wegen eines Vorwurfs eine interne Untersuchung eingeleitet wurde, unterliegt der Geheimhaltung.

Falls staatliche Behörden Ermittlungen zu einem Fall aufnehmen, kann die Situation eintreten, dass wir verfügbare Informationen zu dem Fall weitergeben müssen. Dies kann, je nach nationalem Recht, auch Informationen über den Hinweisgeber umfassen, sofern dieses Wissen vorhanden ist.

Vorgehen

In erster Instanz sollten alle Bedenken hinweisgebender Personen mit den entsprechenden Vorgesetzten besprochen werden. Sollte sich die Meldung auf den Vorgesetzten beziehen, sollte die Angelegenheit mit einem Mitglied des Führungsteams und / oder der Abteilungsleitung besprochen werden. Kommt dieser Weg nicht in Betracht, können Hinweise jederzeit an das vertrauliche Hinweisgebersystem („Whistleblower-System“) gerichtet werden. Der Hinweis wird umgehend geprüft und der Eingang der Meldung wird, sofern eine entsprechende Adresse vorliegt, binnen sieben Tagen bestätigt. Alternativ haben Hinweisgeber bei Abgabe von Meldungen über das digitale Hinweisgeberportal die Möglichkeit, über ein anonymes Postfach mit der Meldestelle zu kommunizieren. Spätestens nach drei Monaten wird die hinweisgebende Person über das Prüfungsergebnis und eventuelle getroffene Maßnahmen informiert.

Sollten hinweisende Personen den Eindruck haben, dass ihre Meldung negative Folgen für sie hat oder haben könnte, sollten sie sich an die entsprechende Meldestelle oder die Geschäftsführung der Mugele Holding GmbH wenden und den Sachverhalt schildern. Gleiches gilt für den Fall, dass die Rückmeldung bzw. die ergriffene Maßnahme nicht zufriedenstellend war.